Última actualización: 28 de junio de 2022

NORMAS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS CANDIDATOS

Kilpatrick Group S.A. y sus marcas SkyHunters, TaskForce y Kilpatrick Executive es una empresa privada de búsqueda de directivos y asesora a muchas empresas internacionales que buscan orientación y asesoramiento sobre las necesidades de la alta dirección. Los clientes acuden a nosotros en busca de ejecutivos y directores altamente cualificados y con talento como usted.

Dada la importancia de salvaguardar y mantener actualizada su información para garantizar que se le tenga en cuenta como candidato cuando surja la oportunidad, nos hemos comprometido a proteger la privacidad de sus Datos Personales. A continuación se describe la política de nuestra empresa en relación con la recogida, uso y transferencia de sus Datos Personales.

Objetivos y ámbito de aplicación

El objetivo de las Normas de Protección de Datos de los Candidatos (las “Normas”) es proporcionar garantías coherentes para el tratamiento de los Datos Personales de los candidatos por parte de Kilpatrick.

1. Por Tratamiento se entiende cualquier acción humana, manual o automatizada, realizada por Kilpatrick sobre los Datos Personales. Esto incluye, pero no se limita a: registrar, organizar, almacenar, modificar, difundir, transferir, divulgar, eliminar y compartir dichos datos entre el Grupo Kilpatrick de acuerdo con las políticas de Kilpatrick.
2. Candidato es cualquier persona física que Kilpatrick presenta a un cliente. Esto incluye, entre otros, los servicios de búsqueda y evaluación de ejecutivos, directores y directivos.
3. Los Datos Personales son cualquier información sobre un Candidato recopilada originalmente o utilizada de otro modo por un responsable del tratamiento de datos de Kilpatrick en la Unión Europea en el contexto de un encargo de búsqueda o evaluación. Los datos personales incluyen, entre otros: nombre del candidato, información de contacto, experiencia profesional, cualificaciones académicas, competencias, etc.

Tenga en cuenta que estas Normas no se aplican a los Datos Personales que se hayan convertido en anónimos y se utilicen de forma agregada, como la recopilación de estadísticas industriales y de empleo, cuando dichos datos no incluyan información de identificación personal y los individuos no sean identificables a partir de ellos.

Normas mundiales y leyes locales de Kilpatrick

Actualmente operamos en más de 42 países con 6 sedes en todo el mundo. Independientemente de la jurisdicción, cada oficina y entidad de Kilpatrick está obligada a cumplir estas Normas mediante la creación de un acuerdo vinculante en todas las entidades de Kilpatrick. De este modo se protegen los Datos Personales tratados por Kilpatrick en países que poseen una protección menos rigurosa que la contenida en estas Normas. Kilpatrick se asegurará de que cualquier nueva entidad constituida tras la creación de estas Normas se atenga a las protecciones aquí descritas. Por supuesto, cuando determinados países o entidades supranacionales en los que se procesen Datos Personales empleen normativas más estrictas que las contenidas en estas Normas, Kilpatrick cumplirá naturalmente esas normativas más estrictas.

Tratamiento de datos personales

• Las Normas de Kilpatrick exigen lo siguiente con respecto al tratamiento de Datos Personales:
• Los datos personales se procesan de forma justa y legal;
• Los Datos Personales se procesan con fines legítimos relacionados con los servicios de Kilpatrick (“Fines”);
• Los Datos Personales no se procesan de ninguna manera incompatible con estos Fines;
• Los Datos Personales son siempre pertinentes para los fines para los que se obtienen;
• Los datos personales sólo son utilizados por Kilpatric y no se venden ni comparten con fines relacionados o no relacionados con terceros no autorizados, a menos que se indique lo contrario en el momento de la recogida o lo exija la ley;
• Los Datos Personales se procesan y conservan de forma que se garantice una exactitud razonable; o Los Datos Personales inexactos se corrigen, actualizan o eliminan en un plazo razonable desde el descubrimiento de la inexactitud;
• Los Datos Personales sólo se almacenan durante el tiempo necesario para cumplir estos fines;
• Los datos personales están protegidos por todas las medidas de protección necesarias y adecuadas, tanto tecnológicas como legales.
• Los datos personales no se tratarán automáticamente de ninguna manera que tenga un efecto significativo sobre el interesado, excepto cuando lo autorice una ley que también salvaguarde los intereses legítimos del interesado.
• Los Datos Personales no se transferirán a terceros sin las protecciones adecuadas, a menos que se aplique una excepción que permita dichas transferencias, tal y como se establece en la legislación europea y suiza sobre protección de datos.

Finalidades del tratamiento de datos personales

Kilpatrick procesa y difunde Datos Personales únicamente para su propio uso, sólo con Fines legítimos y de conformidad con la legislación aplicable. Dichos fines incluyen:

• Búsqueda de ejecutivos, directivos y gerentes: Kilpatrick procesa y difunde Datos Personales con el fin de poner en contacto a Candidatos cualificados para un puesto concreto con organizaciones clientes que tengan una vacante para dicho puesto. Ejemplos de procesamiento para este propósito incluyen, pero no se limitan a: recopilar datos del Candidato directamente, realizar búsquedas de antecedentes con el consentimiento del Candidato, transmitir Datos Personales a un cliente con el consentimiento del Candidato, y recibir referencias de individuos asociados con el Candidato.
• Evaluación de la gestión Kilpatrick procesa y difunde Datos Personales con el fin de evaluar la eficiencia, productividad y beneficios de una organización cliente a petición del cliente. Ejemplos de procesamiento para este propósito incluyen, pero no se limitan a, recoger datos de un Candidato directamente, administrar pruebas y evaluar los resultados del Candidato, transmitir Datos Personales a un cliente con el consentimiento del Candidato, y recibir referencias y evaluaciones de individuos asociados con el Candidato.
• Intercambio de información a nivel mundial dentro de Kilpatrick o de las marcas de Kilpatrick: Kilpatrick opera en un mercado global y recopila y difunde Datos Personales dentro y a través de su red mundial de oficinas con fines de Búsqueda de Ejecutivos y Directivos y Servicios de Evaluación de Ejecutivos, tal y como se ha descrito anteriormente. Esto implicará la recopilación de Datos Personales de los Candidatos y el almacenamiento de esa información en centros de datos seguros en Suiza, a los que luego podrán acceder todas las oficinas de Kilpatrick en el mundo.

Seguridad, confidencialidad y aplicación

Kilpatrick tomará todas las medidas de protección necesarias y adecuadas para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o el daño de los Datos Personales y para garantizar que todo tratamiento de Datos Personales se realice de conformidad con estas Normas. Estas medidas incluyen:

• Contratos y políticas de los empleados: La política de Kilpatrick es mantener la confidencialidad de todos los Datos Personales. Todos los empleados de Kilpatrick están obligados a firmar y cumplir lo siguiente:
• Todos los empleados de Kilpatricksuscriben nuestro Código de Conducta, en el que se describen los valores y mandamientos de la empresa y se exige una estricta observancia de la confidencialidad y la integridad.
• Contrato de trabajo: Todos los empleados de Kilpatrick firman contratos de trabajo que contienen sólidas cláusulas de confidencialidad.
• Acuerdo de confidencialidad: Además, todos los empleados de Kilpatrick están obligados a firmar un acuerdo de confidencialidad independiente y extenso.
• Formación: Todos los empleados de Kilpatrick que tienen acceso permanente o regular a Datos Personales, que participan en la recopilación de Datos Personales o en el desarrollo de herramientas utilizadas para procesar Datos Personales reciben formación sobre estas Normas y las mejores prácticas de tratamiento de dichos datos.
• Seguridad de acceso: Los Datos Personales se almacenan de forma segura y sólo se puede acceder a ellos a través del software propiedad de Kilpatrick Group. Los datos personales sólo son accesibles por nuestros propios empleados de Kilpatrick desde los ordenadores de Kilpatrick y sólo a través de la red privada de Kilpatrick. El acceso se supervisa continuamente y se restringe a los empleados de Kilpatrick y se garantiza mediante procedimientos de seguridad físicos, electrónicos y de gestión adecuados para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o el daño de los Datos Personales.
• Obligaciones del contratista: Todos los contratistas que presten servicios a Kilpatrick deben firmar un contrato de servicios por escrito. Más allá de las condiciones comerciales, estos contratos de servicios incluyen obligaciones de confidencialidad y seguridad, así como disposiciones sobre protección de datos, y prevén mecanismos de ejecución a través de todos los recursos legales disponibles.
• Para salvaguardar todos los Datos Personales que los Candidatos envían a través de kilpatrickexecutive.com, se han establecido procedimientos de seguridad físicos, electrónicos y de gestión adecuados para evitar el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y garantizar el uso adecuado de la información a través de kilpatrickexecutive.com.
• Formularios de consentimiento de los candidatos: Todos los Candidatos reciben formularios de consentimiento que deben firmar antes de que se revele cualquier Dato Personal a una organización cliente o a terceros.

Tratamiento requerido

En situaciones en las que los Datos Personales deban divulgarse por imperativo legal, Kilpatrick hará todo lo posible por resistirse legalmente, limitar o retrasar la divulgación y se asegurará de que sólo se proporcionen los Datos Personales que sean necesarios y relevantes para la solicitud. En caso de que Kilpatrick tenga conocimiento de cualquier legislación que le sea aplicable y que pueda tener un efecto adverso sustancial en la capacidad de Kilpatrick para cumplir con estas Normas, Kilpatrick determinará una línea de acción adecuada destinada a garantizar el cumplimiento de estas Normas en consulta con la Autoridad de Protección de Datos pertinente.

Derechos de acceso, rectificación y supresión de los candidatos

Dada la naturaleza de los servicios de Kilpatrick, el Candidato está implicado en el tratamiento de sus Datos Personales para la consecución de los Fines. Además, el Candidato puede, en cualquier momento, de acuerdo con la legislación local, ponerse en contacto con Kilpatrick y preguntar sobre sus Datos Personales. Las solicitudes del Candidato para acceder a sus Datos Personales, para revisarlos o para que Kilpatrick cese el procesamiento de los Datos Personales se pueden realizar a cualquier empleado de Kilpatrick o por correo electrónico a privacy@kpexs.com.

El responsable de protección de datos de la oficina de Kilpatrick en la que se procesaron los datos personales coordinará todas las revisiones o supresiones de datos personales.

Previa solicitud, Kilpatrick recopilará la información y se la facilitará al Candidato. El Candidato puede solicitar una revisión de sus Datos Personales si están incompletos o contienen inexactitudes. Kilpatrick actualiza o revisa los Datos Personales según lo requiera la situación o la ley. Un Candidato también puede solicitar que sus Datos Personales dejen de ser procesados. Kilpatrick atenderá con prontitud todas las solicitudes de cese del tratamiento de los Datos Personales de un Candidato y, a menos que se indique lo contrario en la solicitud, se aplicarán a todas las formas de tratamiento por parte de Kilpatrick (incluidos los servicios de búsqueda y evaluación y cualquier comunicación de marketing).

Derechos y mecanismos de ejecución de los candidatos

Cualquier persona puede solicitar información sobre la naturaleza de los datos almacenados o procesados sobre ella por Kilpatrick. Cualquier empleado de Kilpatrick con el que se contacte en relación con una solicitud de este tipo remitirá la información a su responsable local de protección de datos. El responsable de la protección de datos se pondrá en contacto directamente con la persona y seguirá siendo el enlace de Kilpatrick con ella mientras dure la tramitación de la solicitud. Si el Candidato cree que sus Datos Personales están siendo procesados contraviniendo estas Normas, el Candidato puede comunicar su preocupación a su contacto en Kilpatrick, a cualquier empleado de Kilpatrick o por correo electrónico a privacy@kpexs.com. El asunto se comunicará entonces al Responsable de Protección de Datos de Kilpatrick Suiza o a la oficina del lugar donde se procesaron los Datos Personales. En caso de que el Candidato y el Responsable de Protección de Datos no puedan resolver la disputa en el plazo de nueve meses, el Candidato puede presentar una queja ante las Autoridades de Protección de Datos competentes y hacer cumplir estas Normas como terceros beneficiarios contra Kilpatrick Group S.A ubicada en Suiza (“Kilpatrick Group S.A “) ya sea en los tribunales de la jurisdicción en la que la entidad del Grupo Kilpatrick responsable de la exportación de dichos datos está establecida o en los de Lugano – en cuyo caso el Candidato puede ser representado por una asociación u otro organismo si así lo desea y si lo permite la ley.

Procedimientos de supervisión interna

Kilpatrick garantiza el cumplimiento de estas Normas a través de un Responsable de Protección de Datos regional que supervisa el tratamiento de los Datos Personales y realiza auditorías periódicas de cumplimiento de la protección de datos. Los responsables locales de protección de datos se encargan además de investigar cualquier reclamación relacionada con el tratamiento de datos y pueden coordinarse con un asesor jurídico externo para analizar el alcance de la presunta infracción. Además, los empleados autocontrolarán sus acciones y las de sus compañeros en relación con el tratamiento de Datos Personales. Los empleados están obligados a informar inmediatamente de cualquier infracción a su superior directo, quien lo notificará al responsable local de protección de datos y colaborará con él para investigar la reclamación.

En la medida en que estos asuntos no puedan tratarse adecuadamente con los propios recursos de Kilpatrick, Kilpatrick podrá designar a un tercero independiente para que lleve a cabo una investigación/auditoría de cualquiera de los procedimientos o asuntos relacionados con sus Normas de Protección de Datos de los Candidatos.

Modificación de normas

Kilpatrick se reserva el derecho a modificar estas Normas en caso necesario. Cuando la legislación local exija una norma más estricta para los Datos Personales, ésta prevalecerá sobre las presentes Normas. En caso de que Kilpatrick introduzca modificaciones sustanciales en las presentes Normas de Protección de Datos de los Candidatos, los cambios se difundirán en todo Kilpatrick mediante un anuncio por correo electrónico, la publicación de las Normas de Protección de Datos de los Candidatos revisadas en la biblioteca y la formación de conformidad con los requisitos legales. Los candidatos serán informados en lo sucesivo y tendrán acceso a las normas actualizadas de protección de datos de los candidatos en app.kpexs.com. Kilpatrick también tomará las medidas oportunas para notificarlo a las Autoridades de Protección de Datos pertinentes.

Obligación ante las autoridades de protección de datos

Klpatrick responderá de forma diligente y adecuada a todas las solicitudes de las autoridades de protección de datos en relación con estas Normas, incluido el consentimiento a las solicitudes de una Autoridad de Protección de Datos competente para auditar el cumplimiento de estas Normas por parte de Kilpatrick. Kilpatrick acatará los consejos de las Autoridades de Protección de Datos sobre cualquier cuestión relacionada con la interpretación y aplicación de las Normas de Protección de Datos de los Candidatos de Kilpatrick. Previa solicitud, la Autoridad de Protección de Datos recibirá una copia de cualquier auditoría de cumplimiento realizada por Kilpatrick en relación con estas Normas y Kilpatrick cumplirá además con las solicitudes de las Autoridades de Protección de Datos para una revisión adicional del cumplimiento en toda la empresa, incluida una lista actualizada de las Oficinas de Kilpatrick.