Si algo sabemos es que cualquier aspecto de la vida puede ser mejorable. Ya sea en la vida familiar, trabajo, relaciones interpersonales o vida diaria hay puntos que pueden experimentar una mejora. Y a eso apunta el método Kaizen.
Este método, que más bien es una filosofía, se basa en que debemos realizar pequeñas acciones de forma constante para tener mejores resultados y una mejor vida. Este es el pilar del proceso de mejora continua que se puede aplicar para aumentar la efectividad empresarial. En este artículo descubrirás qué es el método Kaizen, objetivos, funcionamiento, ventajas y desventajas, cómo aplicarlo y más.
¿Qué es el método Kaizen?
También conocido como mejora continua, el método Kaizen deriva de dos términos japoneses. Por una parte kai, que significa “mejora”, y zen, que se refiere a lo “bueno” o al “bienestar”.
Así, este método se refiere al proceso de mejora continua en múltiples aspectos de una empresa, desde lo más macro o a lo más micro. Su principio se basa en la idea de que si realizamos pequeñas mejoras de forma continua en el tiempo, estas pueden llevar a cambios importantes a largo plazo.
Historia y orígenes del concepto
Si bien, y tal como enunciamos, la palabra tiene una raíz japonesa, se ven ciertas bases de esto en Estados Unidos luego de la Segunda Guerra Mundial como parte de un programa de entrenamiento dentro de la industria ( o Training Within Industry, TWI). Solo tras esto y también una vez finalizada la guerra, se implementó en Japón.
Así fue como Kaizen se consolidó como un método para impulsar e implementar pequeñas mejoras de alto impacto, justamente en una situación de posguerra cuando Japón tuvo que resurgir con recursos limitados que frenaban el desarrollo y que volvía imperioso reconstruir su industria. En este contexto, Kaizen funcionó como un promotor de pequeños cambios, tanto en los niveles económicos como sociales. ¿El resultado? Ya para 1960 Japón recuperaba su estabilidad y se levantaba como una sólida economía en el mundo.
La filosofía Kaizen
La filosofía Kaizen, que se basa en el proceso de mejora continua, supone asumir precisamente la cultura del mejoramiento continuo. Esto implica centrarse en eliminar las actividades que no agregan valor (eliminando tanto los desperdicios como los derroches en los sistemas productivos), siendo fundamentales los preceptos del compromiso y disciplina, a todo el nivel de la organización.
Aplicar de forma exitosa esta filosofía implica adscribir a sus principios, que son:
1- Cuestionar las prácticas actuales
2- Mantener la mente abierta
3- Ver los problemas como oportunidades
4- Tener una actitud positiva
5- Dejar de lado el perfeccionismo y enfocarse en lo simple
6- Corregir y aprender de los errores
7- Fomentar la participación sin culpar ni juzgar
8- Practicar el método de las 5s (las detallamos más adelante).
9- Usar la creatividad para encontrar soluciones de bajo costo
10- No dejar de buscar la mejora
¿Cuáles son los objetivos del método Kaizen?
Para entender el método Kaizen debemos remitirnos también a un área llamada “Gemba” (zona trabajo), pues a partir de ahí se incrementa la productividad controlando procesos con reducción de tiempo, estandarización de criterios de calidad y métodos de trabajos. En este escenario se pueden fijar algunos objetivos, como:
- Eliminación de pérdidas
- Flujo unitario
- Intercambio de datos en un solo minuto
- Control visual y organización en el lugar de trabajo
- Calidad máxima
- Mantenimiento productivo total
¿Cómo funciona el método Kaizen?
Es importante saber que el método Kaizen implica la constante evolución de los procesos que integran el sistema productivo empresarial. Esto conlleva a considerar ciertos estándares de calidad y a medir de forma constante los resultados obtenidos.
Para ello se deben de poner operativas ciertas técnicas que pueden ser útiles, y que a continuación detallamos.
Las cinco “S” del método Kaizen
Las cinco “S” del método Kaizen se refiere a 5 palabras japonesas. Cada una representa un paso como parte de una estrategia para una correcta organización y un ambiente laboral disciplinado que permita disminuir –o eliminar– los tiempos improductivos e ir diseñando un mejor sistema de producción.
- Seiri: Clasificar entre lo útil y lo inútil
- Seiton: Ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil
- Seiso: Mantener el orden y la limpieza
- Seiketzu: Cuidar la higiene y el aseo personal
- Sheitzuke: Fomentar la disciplina y el autocontrol para una mejor productividad
El método Just in time (JIT)
Este nombre se remonta a Kiichiro Toyoda –hijo del fundador de Toyota Motor Corporation (TMC), Sakichi Toyoda, y presidente de la compañía entre 1941 y 1950– quien tuvo por objetivo producir solamente lo necesario y en el momento oportuno.
Así, Just in Time (JIT) se trata de una metodología de producción que busca aumentar la eficiencia y reducir los costos a través de la reducción o eliminación de desperdicios en el proceso. Esto implica que los materiales sean producidos o entregados en la cantidad justa a cada momento. Es decir, sin excesos o carencias, ni muy pronto ni muy tarde.
Esto conlleva a aumentar el aporte de valor añadido en las tareas realizadas a lo largo del flujo de producción, reduciendo las esperas, el sobrestock e incluso los movimientos innecesarios.
El ciclo PDCA o círculo de Deming
El círculo de Deming (un concepto ideado por Walter A. Shewhart), también conocido como ciclo PDCA, es una estrategia de mejora continua de la calidad y que consta de cuatro pasos, que son:
1- Planificar: Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a alcanzar.
2- Hacer: Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta.
3- Controlar o verificar: Una vez implantada la mejora, se deja un periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento.
4- Actuar: Se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Según su éxito o no, se implementa la mejora o bien se ajusta o descarta.
El método de “los 5 por qué”
Esta técnica –que fue desarrollada por el fundador de Toyota Motor Corporation (TMC), Sakichi Toyoda– consiste en una lluvia de ideas y se basa en preguntar “¿Por qué?” tantas veces cómo sean necesarias (no necesariamente cinco, pueden ser más o menos) hasta que se determine la causa del problema.
Estas preguntas repetitivas, permiten explorar las relaciones de causa y efecto subyacentes a un problema determinado, y así llegar a la causa raíz de un defecto o problema repitiendo la pregunta “¿Por qué?”.
Las ventajas del método Kaizen. ¿Cómo ayuda a las empresas?
Son varios los beneficios o ventajas asociados a la implementación del método Kaizen, entre las que se encuentran algunas como:
- Reducción de los desperdicios, residuos y actividades innecesarias
- Crea líderes en las organizaciones
- Fomenta valores personales y laborales
- Crea hábitos positivos y constructivos
- Aumenta los niveles de satisfacción
- Incrementa el compromiso y la eficiencia
- Mayor competitividad
Enemigos del método Kaizen
No todo es ventajoso a la hora de hablar del método Kaizen, pues en el camino nos podemos encontrar con algunos obstáculos. Entre ellos están los siguientes:
- Resistencia al cambio por parte de los trabajadores
- Falta de liderazgo, por ejemplo con una dirección sin compromiso que no cautiva a los empleados
- Falta de recursos, ya sean tiempo, dinero u otros recursos
- Falta de seguimiento, pues este método implica una evaluación constante para que los esfuerzos no fracasen
Cómo implantar una mejora continua en la empresa: pasos para implementar el método Kaizen
Te interesa aplicarlo, pero, ¿cómo debes hacerlo? Acá resumimos los pasos fundamentales para ponerlo en práctica:
1- Forma un equipo de trabajo
2- Define los objetivos
3- Recolecta y analiza los datos
4- Observa y monitorea el proceso
5- Diseña las estrategias y un plan de acción
6- Haz seguimiento de los cambios
7- Estandariza y documenta
Ejemplos prácticos de cómo se adopta el método Kaizen dentro de las empresas
Además de tener en cuenta técnicas, como las 5s, te dejamos algunos consejos para adoptar el método Kaizen en una empresa de forma práctica:
- Establecer metas claras, realistas y bien documentadas, con objetivos comunes que fomenten la unidad y compromiso.
- Hacer una revisión de la situación y desarrollar un plan de optimización.
- Planificar reuniones periódicas con los implicados, para que jefes y trabajadores no dejen jamás de colaborar y de trabajar hacia el objetivo de la mejora continua.
- Implementar las mejoras que se hayan decidido.
- Revisión de la situación y, de ser necesario, llevar a cabo correcciones.
- Elaboración de un informe en el que se recojan los resultados y se determinen los elementos de seguimiento.
Empresas que utilizan el método Kaizen
La filosofía o método Kaizen es utilizado por empresas de gran renombre mundial, como Toyota (esta empresa se basa en este método), Samsung, Sony, Amazon o Nestlé.
Adscribir a este método hace que se genere una mejora continua en sus actividades y el cumplimiento de las metas u objetivos trazados.
Utilizar el método Kaizen en una organización, y su esencia de mejora continua, hace que los beneficios se muestren más tentadores que sus desventajas, pues favorece a que una empresa siempre esté revisando sus pasos para mejorarlos.