La pandemia COVID-19 ha cambiato il modo di lavorare delle persone. Molte aziende hanno permesso ai propri dipendenti di lavorare fuori dall’ufficio, alcuni datori di lavoro stabiliscono orari di lavoro specifici e richiedono ai dipendenti di rimanere online e disponibili per tutto il turno; si tratta del cosiddetto lavoro sincrono.
Altre aziende lasciano che i dipendenti completino i loro compiti e rispondano ai colleghi quando è più comodo per loro, purché lo facciano entro un periodo predefinito, ad esempio 24 ore; si tratta del cosiddetto lavoro asincrono. In questo articolo si parlerà del lavoro asincrono, dei suoi vantaggi e delle sue sfide e di come gestirlo nel modo migliore.
Che cos’è il lavoro asincrono?
Il lavoro asincrono consiste nel lasciare che il vostro team lavori nel momento che preferisce entro un periodo predefinito. I dipendenti asincroni amano lavorare al proprio ritmo e non hanno bisogno di comunicare con il proprio team in tempo reale.
Differenze tra lavoro e comunicazione asincrona e sincrona
La differenza principale tra lavoro asincrono e sincrono è il programma di lavoro. Con il lavoro sincrono, i dipendenti hanno orari di lavoro fissi, il lavoro asincrono lascia ai dipendenti la libertà di scegliere quando svolgere le proprie mansioni, a patto che producano risultati entro una determinata scadenza.
Ora analizziamo la differenza tra comunicazione asincrona e sincrona: la comunicazione sincrona avviene in tempo reale, lo scambio di informazioni avviene senza ritardi.
Viceversa, la comunicazione asincrona prevede l’uso di strumenti come e-mail e videoregistratori, il destinatario del messaggio non necessariamente risponde immediatamente. Ad esempio, un dipendente con sede negli Stati Uniti invia un messaggio video registrato a un membro del team in Asia e si rende conto che la risposta sarà tardiva; altri esempi sono l’invio di e-mail e l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti come Asana, per comunicare.
Vantaggi del lavoro asincrono
Le aziende e i loro dipendenti possono trarre vantaggio dal lavoro asincrono se lo fanno nel modo giusto. Ecco alcuni vantaggi che si possono prevedere:
- I dipendenti possono concentrarsi meglio sulle attività da svolgere, non saranno più distratti dalle continue comunicazioni con i colleghi e non passeranno il tempo a fare riunioni ininterrotte.
- Con il lavoro asincrono, potete scegliere di lavorare durante i vostri picchi di energia, questo può portare a un lavoro di qualità superiore e a una maggiore produttività.
- La flessibilità dell’orario di lavoro può contribuire a migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.
- Il lavoro asincrono offre ai lavoratori autonomia, creando un ambiente di lavoro più fiducioso. Dimostra ai vostri dipendenti che avete fiducia nel loro lavoro.
- Le aziende possono assumere in base ai fusi orari e accedere a un bacino di talenti più ampio.
Le sfide del lavoro asincrono
Il lavoro asincrono offre molti vantaggi, ma comporta anche delle difficoltà. Ecco alcune delle sfide che si possono incontrare con il lavoro asincrono:
- Comunicazione più lenta
- Meno unità e collaborazione di squadra
- Potenziali problemi di gestione del tempo
- La mancanza di comunicazione di persona può far sì che i dipendenti si sentano scollegati dall’azienda.
- L’equilibrio tra lavoro e vita privata può peggiorare, soprattutto quando i confini non sono chiari.
- Un lavoro aggiuntivo per i project manager, che sono quelli che devono facilitare la comunicazione e stabilire i confini.
Quando e perché è meglio usare il lavoro e la comunicazione asincrona
Il lavoro e la comunicazione asincrona sono ideali se avete una forza lavoro globale o team remoti, consentirà al vostro team di sfruttare al massimo i vantaggi del lavoro da casa o da qualsiasi altro luogo. Possono lavorare al proprio ritmo e tutti possono sentirsi responsabili, inoltre, l’assenza di interruzioni consentirà loro di concentrarsi sul proprio compito e di ottenere maggiori risultati.
Come implementare e gestire i flussi di lavoro asincroni?
Se non avete mai provato il lavoro asincrono, vi chiederete come un team possa collaborare e portare a termine le cose se non tutti sono online contemporaneamente, la chiave di tutto questo è la moltiplicazione dei compiti, la padronanza della comunicazione asincrona e la garanzia che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, fissando obiettivi chiari.
Come gestire le riunioni asincrone?
Le riunioni sono fondamentali anche nel lavoro asincrono, ma come si fa a gestirle se le persone non sono obbligate a trovarsi nello stesso luogo e alla stessa ora?
È necessario innanzitutto determinare gli strumenti di comunicazione giusti: per quanto riguarda la discussione dell’ordine del giorno della riunione, è possibile registrare dei video, ma in modo breve; assicuratevi di includere tutte le informazioni e i documenti rilevanti. Per le discussioni più lunghe e dettagliate si può anche utilizzare un’e-mail.
Suggerimenti e buone pratiche per i lavoratori asincroni
Lavorare lontano dall’ufficio e nel proprio tempo libero presenta delle sfide, come quella di farsi distrarre dalle faccende domestiche, per essere sicuri di rimanere sulla strada giusta, prendete in considerazione questi consigli e queste pratiche:
- Gestite il vostro tempo e ponete dei limiti.
- Siate sempre trasparenti.
- Comunicate frequentemente e per tempo.
- Comunicate in maniera concisa.
- Familiarizzate con gli strumenti asincroni.
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