Ultimo aggiornamento: 28 giugno 2022

STANDARD DI PROTEZIONE DEI DATI DEI CANDIDATI

Kilpatrick Group S.A. e i suoi marchi SkyHunters, TaskForce e Kilpatrick Executive è una società privata di ricerca di dirigenti a livello mondiale e consulente per molte aziende internazionali che cercano una guida e una consulenza per le esigenze della leadership senior. I clienti si rivolgono a noi per cercare dirigenti e direttori altamente qualificati e di talento come voi.

Data l’importanza di salvaguardare e mantenere aggiornate le vostre informazioni per garantire che siate presi in considerazione come candidati quando si presenta l’opportunità, ci siamo impegnati a proteggere la privacy dei vostri dati personali. Di seguito viene descritta la politica della nostra azienda in merito alla raccolta, all’utilizzo e al trasferimento dei vostri dati personali.

Obiettivi e ambito di applicazione

Lo scopo degli Standard di protezione dei dati dei candidati (gli “Standard”) è quello di fornire garanzie coerenti per il trattamento dei dati personali dei candidati da parte di Kilpatrick.

1. L’elaborazione si riferisce a qualsiasi azione umana manuale o automatizzata eseguita da Kilpatrick sui Dati Personali. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: la registrazione, l’organizzazione, l’archiviazione, la modifica, la diffusione, il trasferimento, la divulgazione, la cancellazione e la condivisione di tali dati tra il Gruppo Kilpatrick in conformità con le politiche di Kilpatrick.
2. Per candidato si intende qualsiasi persona che Kilpatrick presenta a un cliente. Questo include, ma non si limita a: servizi di ricerca e valutazione di dirigenti, direttori e manager.
3. I Dati Personali sono tutte le informazioni su un Candidato originariamente raccolte o altrimenti utilizzate da un responsabile del trattamento dei dati di Kilpatrick nell’Unione Europea nel contesto di una ricerca o di un incarico di valutazione. I dati personali comprendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome del candidato, informazioni di contatto, esperienza professionale, titoli accademici, competenze, ecc.

Si noti che questi standard non si applicano ai dati personali anonimizzati e utilizzati in forma aggregata, ad esempio per la compilazione di statistiche sull’industria e sull’occupazione, laddove tali dati non comportino informazioni di identificazione personale e le persone non siano identificabili da essi.

Standard globali e leggi locali di Kilpatrick

Attualmente operiamo in più di 42 paesi con 6 sedi globali in tutto il mondo. Indipendentemente dalla giurisdizione, ogni ufficio ed entità di Kilpatrick è tenuto a rispettare questi standard attraverso la creazione di un accordo vincolante per tutte le entità di Kilpatrick. In questo modo si proteggono i dati personali trattati da Kilpatrick in paesi che dispongono di una protezione meno rigorosa di quella contenuta nei presenti Standard. Kilpatrick farà in modo che qualsiasi nuova entità costituita dopo la creazione di questi Standard si attenga alle protezioni qui descritte. Naturalmente, nel caso in cui alcuni Paesi o entità sovranazionali in cui vengono trattati i Dati Personali adottino norme più severe di quelle contenute nei presenti Standard, Kilpatrick si conformerà naturalmente a tali norme più severe.

Trattamento dei dati personali

• Gli standard di Kilpatrick richiedono quanto segue in merito al trattamento dei dati personali:
• I dati personali sono trattati in modo corretto e lecito;
• I Dati Personali sono trattati per finalità legittime associate ai servizi di Kilpatrick (“Finalità”);
• I dati personali non sono trattati in modo incompatibile con tali finalità;
• I dati personali sono sempre pertinenti alle finalità per cui sono stati ottenuti;
• I dati personali sono utilizzati esclusivamente da Kilpatric e non sono venduti o condivisi per scopi correlati o non correlati a terze parti non autorizzate, se non diversamente indicato al momento della raccolta o come richiesto dalla legge;
• I dati personali sono elaborati e conservati in modo da garantire una ragionevole accuratezza; o I dati personali inesatti sono corretti, aggiornati o cancellati entro un tempo ragionevole dalla scoperta dell’inesattezza;
• I dati personali sono conservati solo per la durata necessaria a soddisfare tali finalità;
• I dati personali sono protetti da tutte le misure di protezione necessarie e appropriate, sia tecnologiche che legali.
• I dati personali non saranno trattati automaticamente in modo da avere un effetto significativo sull’interessato, salvo nei casi in cui sia autorizzato da una legge che salvaguardi anche i legittimi interessi dell’interessato.
• I dati personali non saranno trasferiti a terzi senza un’adeguata protezione, a meno che non si applichi un’eccezione che consenta tali trasferimenti, come previsto dalle leggi europee e svizzere sulla protezione dei dati.

Finalità del trattamento dei dati personali

Kilpatrick tratta e diffonde i Dati Personali solo per uso proprio, solo per scopi legittimi e in conformità con le leggi vigenti. Tali scopi includono:

• Ricerca di dirigenti, consigli di amministrazione e management: Kilpatrick elabora e diffonde i Dati Personali al fine di mettere in contatto i Candidati qualificati per una determinata posizione con le organizzazioni clienti che hanno un posto vacante per tale posizione. Esempi di trattamento a tale scopo sono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: la raccolta di dati direttamente dal Candidato, l’esecuzione di ricerche sul passato con il consenso del Candidato, la trasmissione di Dati personali a un cliente con il consenso del Candidato e la ricezione di referenze da parte di persone associate al Candidato.
• Valutazione della gestione Kilpatrick elabora e diffonde i Dati personali per valutare l’efficienza, la produttività e i vantaggi di un’organizzazione cliente su richiesta del cliente stesso. Esempi di trattamento a tale scopo includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la raccolta di dati direttamente da un Candidato, la somministrazione di test e la valutazione dei risultati del Candidato, la trasmissione di Dati personali a un cliente con il consenso del Candidato e la ricezione di referenze e valutazioni da parte di individui associati al Candidato.
• Condivisione di informazioni a livello globale all’interno di Kilpatrick o dei Marchi Kilpatrick: Kilpatrick opera in un mercato globale e raccoglie e diffonde i Dati Personali all’interno della sua rete mondiale di uffici per le finalità dei servizi di Executive e Management Search e di Executive Assessment, come sopra descritto. Ciò comporta la raccolta di dati personali sui candidati e l’archiviazione di tali informazioni in centri dati sicuri in Svizzera, accessibili da tutti gli uffici Kilpatrick nel mondo.

Sicurezza, riservatezza e applicazione

Kilpatrick adotterà tutte le misure di protezione necessarie e appropriate per impedire l’accesso non autorizzato, la perdita o il danneggiamento dei Dati Personali e per garantire che qualsiasi trattamento dei Dati Personali avvenga in conformità a questi Standard. Tali misure comprendono:

• Contratti e politiche per i dipendenti: La politica di Kilpatrick prevede la riservatezza di tutti i dati personali. Tutti i dipendenti di Kilpatrick sono tenuti a firmare e rispettare quanto segue:
• Tutti i dipendenti di Kilpatricks firmano il nostro Codice di Condotta che delinea i valori e i comandamenti dell’azienda e richiede una stretta osservanza della riservatezza e dell’integrità.
• Contratto di lavoro: tutti i dipendenti di Kilpatrick firmano contratti di lavoro che contengono solide clausole di riservatezza.
• Accordo di riservatezza: Inoltre, tutti i dipendenti di Kilpatrick sono tenuti a firmare un accordo di riservatezza separato ed esteso.
• Formazione: Tutti i dipendenti di Kilpatrick che hanno accesso permanente o regolare ai Dati Personali, che sono coinvolti nella raccolta dei Dati Personali o nello sviluppo degli strumenti utilizzati per il trattamento dei Dati Personali sono formati su questi Standard e sulle migliori pratiche di trattamento di tali dati.
• Sicurezza di accesso: I dati personali sono archiviati in modo sicuro e vi si può accedere solo tramite il software proprietario del Gruppo Kilpatrick. I dati personali sono accessibili solo ai nostri dipendenti Kilpatrick dai computer di Kilpatrick e solo attraverso la rete privata di Kilpatrick. L’accesso è continuamente monitorato e limitato ai dipendenti di Kilpatrick ed è protetto da adeguate procedure di sicurezza fisiche, elettroniche e manageriali per prevenire l’accesso non autorizzato, la perdita o il danneggiamento dei Dati Personali.
• Obblighi dell’Appaltatore: Tutti gli Appaltatori che prestano servizi per Kilpatrick devono sottoscrivere un contratto di servizio scritto. Oltre ai termini commerciali, questi contratti di servizio includono obblighi di riservatezza e sicurezza e disposizioni sulla protezione dei dati e prevedono meccanismi di applicazione attraverso tutti i rimedi legali disponibili.
• Per salvaguardare tutti i Dati Personali inviati dai Candidati tramite kilpatrickexecutive.com, sono state messe in atto adeguate procedure di sicurezza fisiche, elettroniche e manageriali per prevenire accessi non autorizzati, mantenere l’accuratezza dei dati e garantire il corretto utilizzo delle informazioni tramite kilpatrickexecutive.com.
• Moduli di consenso per i candidati: A tutti i candidati vengono presentati moduli di consenso che devono essere firmati prima che i dati personali vengano divulgati a un’organizzazione cliente o a terzi.

Elaborazione richiesta

Nelle situazioni in cui i dati personali devono essere divulgati per legge, Kilpatrick farà del suo meglio per resistere, limitare o ritardare legittimamente la divulgazione e farà in modo che vengano forniti solo i dati personali necessari e pertinenti alla richiesta. Nel caso in cui Kilpatrick venga a conoscenza di una legislazione ad essa applicabile che possa avere un effetto negativo sostanziale sulla capacità di Kilpatrick di rispettare i presenti Standard, Kilpatrick determinerà una linea d’azione adeguata volta a garantire il rispetto di questi Standard in consultazione con l’Autorità di Protezione dei Dati competente.

Diritti di accesso, rettifica e/o cancellazione dei candidati

Data la natura dei servizi di Kilpatrick, il Candidato è coinvolto nel trattamento dei suoi Dati Personali per il perseguimento delle Finalità. Inoltre, il Candidato può, in qualsiasi momento, in conformità con la legge locale, contattare Kilpatrick e chiedere informazioni sui propri Dati Personali. Le richieste del Candidato di accesso ai propri Dati Personali, di revisione o di cessazione del trattamento dei Dati Personali da parte di Kilpatrick possono essere presentate a qualsiasi dipendente di Kilpatrick o via e-mail a privacy@kpexs.com.

Il responsabile della protezione dei dati per l’ufficio Kilpatrick in cui sono stati elaborati i dati personali coordinerà tutte le revisioni o cancellazioni dei dati personali.

Su richiesta, Kilpatrick compilerà le informazioni e le fornirà al Candidato. Il Candidato può richiedere una revisione dei propri Dati personali se questi sono incompleti o contengono inesattezze. Kilpatrick aggiorna o rivede i Dati Personali in base alla situazione o alla legge. Un Candidato può anche chiedere che i suoi Dati personali non vengano più trattati. Tutte le richieste di interruzione del trattamento dei Dati Personali di un Candidato saranno prontamente accolte da Kilpatrick e, se non diversamente indicato nella richiesta, si applicheranno a tutte le forme di trattamento da parte di Kilpatrick (compresi i servizi di ricerca e valutazione e qualsiasi comunicazione di marketing).

Diritti e meccanismi di applicazione del candidato

Chiunque può informarsi sulla natura dei dati memorizzati o elaborati da Kilpatrick. Qualsiasi dipendente di Kilpatrick contattato in merito a tale richiesta inoltrerà le informazioni al responsabile locale della protezione dei dati. Il responsabile della protezione dei dati contatterà direttamente l’individuo e rimarrà il collegamento di Kilpatrick con l’individuo durante la gestione della richiesta. Se il Candidato ritiene che i suoi Dati Personali siano trattati in violazione di questi Standard, può segnalare il problema al suo contatto in Kilpatrick, a qualsiasi dipendente di Kilpatrick o via e-mail a privacy@kpexs.com. La questione sarà quindi segnalata al responsabile della protezione dei dati di Kilpatrick Svizzera o all’ufficio in cui sono stati trattati i dati personali. Qualora il Candidato e il Responsabile della Protezione dei Dati non riescano a risolvere la controversia entro nove mesi, il Candidato può presentare un reclamo presso le autorità competenti in materia di protezione dei dati e far valere i presenti Standard in qualità di terzo beneficiario nei confronti di Kilpatrick Group S.A con sede in Svizzera (“Kilpatrick Group S.A”) presso i tribunali della giurisdizione in cui ha sede l’entità del Gruppo Kilpatrick responsabile dell’esportazione di tali dati o presso il tribunale di Lugano – nel qual caso il Candidato può essere rappresentato da un’associazione o da un altro organismo se lo desidera e se consentito dalla legge.

Procedure di supervisione interna

Kilpatrick garantisce l’applicazione di questi standard attraverso un responsabile regionale della protezione dei dati che controlla il trattamento dei dati personali e conduce verifiche periodiche di conformità alla protezione dei dati. I responsabili locali della protezione dei dati sono inoltre responsabili delle indagini su eventuali reclami relativi al trattamento dei dati e possono coordinarsi con un consulente legale esterno per analizzare la portata della presunta violazione. Inoltre, i dipendenti si autotutelano dalle proprie azioni e da quelle dei colleghi in merito al trattamento dei dati personali. I dipendenti sono tenuti a segnalare immediatamente qualsiasi violazione al loro diretto superiore, che provvederà a informare il responsabile della protezione dei dati locale e a collaborare con lui per indagare sul caso.

Nella misura in cui tali questioni non possano essere gestite adeguatamente nell’ambito delle risorse proprie di Kilpatrick, quest’ultima può nominare una terza parte indipendente per condurre un’indagine/verifica su qualsiasi procedura o questione che coinvolga i suoi standard di protezione dei dati dei candidati.

Modifica degli standard

Kilpatrick si riserva il diritto di modificare questi Standard in base alle necessità. Qualora la legge locale richieda uno standard più elevato per i dati personali, esso avrà la precedenza su questi standard. Nel caso in cui Kilpatrick apporti modifiche sostanziali ai presenti Standard di Protezione dei Dati dei Candidati, le modifiche saranno divulgate in tutta Kilpatrick tramite un annuncio via e-mail, l’affissione degli Standard di Protezione dei Dati dei Candidati rivisti nella biblioteca e la formazione in conformità a qualsiasi requisito legale. I candidati saranno informati in futuro e avranno accesso agli standard aggiornati di protezione dei dati dei candidati su app.kpexs.com. Kilpatrick prenderà inoltre le opportune misure per informare le autorità competenti in materia di protezione dei dati.

Obblighi nei confronti delle Autorità di protezione dei dati

Klpatrick risponderà in modo diligente e appropriato a tutte le richieste delle autorità preposte alla protezione dei dati in merito ai presenti Standard, compreso il consenso alle richieste di un’autorità competente per la protezione dei dati di verificare la conformità di Kilpatrick ai presenti Standard. Kilpatrick si atterrà al parere delle autorità preposte alla protezione dei dati su qualsiasi questione relativa all’interpretazione e all’applicazione degli standard di protezione dei dati dei candidati di Kilpatrick. Su richiesta, l’Autorità per la protezione dei dati riceverà una copia di qualsiasi verifica di conformità condotta da Kilpatrick in merito ai presenti Standard e Kilpatrick si impegna inoltre a soddisfare le richieste delle Autorità per la protezione dei dati per un ulteriore esame della conformità a livello aziendale, compreso un elenco aggiornato degli Uffici Kilpatrick.